Speak Up

This page describes the Easybell procedure for the reporting of serious offences through the Easybell / dsnty Speak Up whistleblowing system.

1. Einleitung und Zweck

Die Ziele von Easybell / dstny Speak Up und dieses Leitfadens sind:

Personen zu ermutigen, mutmaßliches schweres Fehlverhalten so schnell wie möglich zu melden, in dem Wissen, dass ihre Bedenken ernst genommen und gegebenenfalls untersucht werden und dass ihre Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
Personen eine Anleitung zu geben, wie sie diese Bedenken äußern können.
den Personen zu versichern, dass sie in der Lage sein sollten, echte Bedenken zu äußern, ohne Repressalien befürchten zu müssen, selbst wenn sie sich als falsch erweisen.
Das Verfahren für die Behandlung von Meldungen, die von Hinweisgebern über das Whistleblower-System von Easybell gemacht werden, soll dargelegt werden.

2. Anwendungsbereich

Das Whistleblowing-System kann von den folgenden Personen genutzt werden, um schwerwiegende Straftaten oder den Verdacht auf schwerwiegende Straftaten zu melden:

Alle Beschäftigten im beruflichen Kontext, d.h. Angestellte, Selbständige, Freiwillige, Auszubildende, Praktikanten, Direktoren, Mitglieder des Vorstands von Easybell, Aktionäre von Easybell und Mitglieder von Aufsichtsgremien;
Unabhängige Auftragnehmer, Unterauftragnehmer und Lieferanten;
Ehemalige und künftige Mitarbeiter, d.h. alle Personen, die Verstöße in einem beruflichen und nicht in einem privaten Kontext melden.

Easybell ermutigt dazu, schwere Verstöße über Easybell Speak Up zu melden. Es wird jedoch betont, dass das System eine freiwillige Alternative zu den üblichen internen Kanälen ist, z.B. lokales Management, lokaler Personalverantwortlicher, Konzernmanagement oder Konzernrechtsabteilung.
Dstny ermutigt seine Mitarbeiter, das Whistleblowing-System zu nutzen und alle Whistleblower zu schützen, die in gutem Glauben eine Meldung machen. Diese Personen werden nicht nachteilig behandelt oder müssen mit nachteiligen Folgen rechnen.

Das Whistleblowing-System ist keine Notfall-Hotline. Alle Angelegenheiten, die eine unmittelbare Bedrohung darstellen, d. h. bei denen eine Gefahr für die Gesundheit, das Leben usw. besteht, sollten über die üblichen Notfallkanäle gemeldet werden.

Arten von schwerem Fehlverhalten am Arbeitsplatz:

Bestechung
Mobbing
Interessenkonflikt
Korruption
Diskriminierung
Fälschung
Betrug
Gesundheit/Sicherheit/Umwelt
Fehlverhalten
Verstoß gegen Richtlinien/Verfahren
Sexuelle Belästigung
Diebstahl
Verstoß gegen den Verhaltenskodex

3. Meldung

Personen können Fehlverhalten über Easybell Speak Up melden unter eu.deloitte-halo.com/whistleblower/website/destiny .

Personen können Fehlverhalten in mehreren Sprachen melden: Deutsch Dänisch, Niederländisch, Englisch, Französisch und Schwedisch.

Der Whistleblowing-Service ist unabhängig und an Deloitte als externen und unabhängigen Dritten von Easybell ausgelagert. Der Dienst ist rund um die Uhr verfügbar.

Nach Prüfung der Meldung und Bewertung wird die Meldung an einen Vertreter von Easybell weitergeleitet, der den Fall weiter untersucht.

4. Anonymität

Personen, die einen Vorfall/ein Fehlverhalten melden, können die von ihnen bevorzugte Anonymitätsstufe frei wählen:

Personen können sich dafür entscheiden, vollständig bekannt zu sein und Angaben zu ihrer Identität und ihrer Beteiligung an dem gemeldeten Vorfall zu machen.
Die Personen können sich dafür entscheiden, ihre Identität oder Einzelheiten an Deloitte als Dritten weiterzugeben, der diese Informationen nicht an Dstny weitergeben wird.
Personen können sich dafür entscheiden, völlig anonym zu bleiben und ihre Sicherheit zu gewährleisten, indem sie weder Easybell noch Deloitte ihre Identität preisgeben. Es ist wichtig, so viele Informationen wie möglich zur Verfügung zu stellen, um Fehlinformationen zu vermeiden. Der Hinweisgeber kann jedoch über die Halo-Plattform kommunizieren und die notwendigen Klarstellungen zu seinem Fall geben, ohne dass er seine privaten Informationen bei der Offenlegung mitteilen muss.

5. Rückmeldung

Gemäß den Richtlinien des Europäischen Rates ist Easybell verpflichtet, auf Meldungen von Hinweisgebern innerhalb von 3 Monaten zu reagieren und diese weiterzuverfolgen (mit der Möglichkeit, diese Frist in begründeten Fällen für externe Kanäle auf 6 Monate zu verlängern).

Die Vertreter von Easybell melden sich mit einer Rückmeldung über den Fortschritt oder die Entscheidung, die in Bezug auf das gemeldete Fehlverhalten getroffen wurde.

Der Zugang zur Easybell Speak Up-Plattform ist frei und ohne Einschränkungen möglich. Nach Einreichung ihrer Meldung erhalten sie einen Benutzernamen und ein Passwort, mit denen sie auf die Website zugreifen können, um Rückmeldungen zu ihrem Fall zu lesen oder gegebenenfalls neue Informationen und Beweise zu ihrer bereits gemeldeten Akte hinzuzufügen.

FAQ

Warum sollte ich ein Fehlverhalten melden?

Um dazu beizutragen, dass Easybell ein fairer, sicherer und ehrlicher Arbeitsplatz ist. Fehlverhalten kann sich negativ auf das Arbeitsumfeld und den Ruf auswirken. Indem Sie Fehlverhalten melden, können Sie dazu beitragen, Geld zu sparen, indem Sie Betrug aufdecken und dafür sorgen, dass die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsumfeld sicher sind.

Kann ich anonym bleiben?

Ob Sie anonym bleiben wollen oder nicht, wenn Sie sich an Easybell Speak Up wenden, bleibt Ihnen überlassen – Sie können anonym bleiben oder Easybell Speak Up mitteilen, wer Sie sind, obwohl Sie dazu ermutigt werden, sich zu erkennen zu geben, da dies häufig den Untersuchungs- und Lösungsprozess erleichtert. Manchmal ist es nicht möglich, anonym zu bleiben, da Ihre Identität für Easybell Speak Up oder Easybell aus den von Ihnen gemachten Angaben ersichtlich sein könnte.

Easybell Speak Up wird versuchen, Ihre Anonymität zu wahren, wenn Sie dies wünschen. Easybell Speak Up wird alle Informationen, die Sie über sich selbst geben, innerhalb von Easybell Speak Up vertraulich behandeln. Easybell Speak Up wird sie auch weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Was passiert, wenn ich eine Meldung mache?

Sie sind nicht verpflichtet, Easybell Speak Up Ihren Namen mitzuteilen, es sei denn, Sie möchten dies tun. Ihre Meldung wird nur unter einer Referenznummer bekannt sein, es sei denn, Sie teilen Easybell Speak Up Ihren Namen mit.

Was muss ich Easybell Speak Up mitteilen?

Sagen Sie Easybell Speak Up so viel wie möglich. Zum Beispiel:
Namen der beteiligten Personen
Namen von Zeugen
Datum, Uhrzeit und Ort des Fehlverhaltens
Einzelheiten zu etwaigen Beweisen
Beteiligte Gelder oder Vermögenswerte
Wie oft sich der Vorfall ereignet hat

Was ist, wenn ich den Verdacht habe, dass etwas nicht stimmt, aber nicht sicher bin?

Die meisten gemeldeten Fälle werden durch Hinweise von ehrlichen Personen aufgedeckt, die sich ihrer Sache nicht sicher sind. Es wird nicht erwartet, dass Sie alle Einzelheiten kennen. Es reicht, wenn Sie melden, was Sie wissen.

Werde ich einbezogen, nachdem ich einen Vorfall gemeldet habe?

Wenn Sie Ihre Meldung erstattet haben, müssen Sie nicht weiter in den Bericht einbezogen werden. Wenn Sie jedoch neue oder zusätzliche Informationen haben oder eine frühere Meldung korrigieren möchten, können Sie sich mit der Referenznummer und dem Kennwort, die Sie bei Ihrer ersten Meldung angegeben haben, auf der Website anmelden. Alternativ können Sie sich auch an den Dienst wenden und die Referenznummer angeben.

Wie schnell wird Easybell benachrichtigt, nachdem eine Meldung gemacht wurde?

Easybell Speak Up wird innerhalb eines Werktages nach Ihrer Meldung einen Bericht an einen zuständigen Mitarbeiter von Easybell übermitteln. Wenn du Easybell Speak Up etwas von entscheidender Bedeutung meldest, wird es natürlich sofort an Easybell weitergeleitet.

Bekomme ich eine Belohnung für die Meldung von Fehlverhalten?

Nein, es gibt keine Belohnung für die Meldung von Fehlverhalten an Easybell Speak Up.

Bin ich vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt, wenn ich ein Fehlverhalten melde?

Wenn es hinreichende Gründe für die Annahme gibt, dass die Informationen des Hinweisgebers zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprechen und in den Geltungsbereich der Whistleblowing-Richtlinie fallen, schützt Easybell die Personen, die solche Informationen korrekt gemeldet haben, vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht.

Wie oft kann ich mich an Easybell Speak Up wenden?

Sie können sich so oft an Easybell Speak Up wenden, wie Sie möchten, um mutmaßliches Fehlverhalten zu melden.

Werden Strafverfolgungsbehörden über Meldungen an Easybell Speak Up informiert?

Die an Easybell Speak Up gemeldeten Informationen werden an den Easybell-Beauftragten weitergeleitet, der für die Behandlung von Fehlverhalten zuständig ist. Wenn er oder sie entscheidet, dass Maßnahmen erforderlich sind, kann er oder sie die zuständige Strafverfolgungsbehörde benachrichtigen, wenn dies angemessen ist.

Wird nach jeder Meldung eine Untersuchung eingeleitet?

Ob es eine Untersuchung gibt, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, einschließlich der bereitgestellten Informationen, der Details, der Dokumentation und der Unternehmenspolitik von Easybell. Easybell wird entscheiden, welche Maßnahmen erforderlich sind, wenn sie die Meldung erhalten. Alle Berichte über wesentliche Angelegenheiten werden dem internen Prüfungsausschuss der Gruppe in seinen regelmäßigen Sitzungen zur Kenntnis gebracht.

Welche persönlichen Daten wird Easybell Speak Up über Sie oder andere Personen sammeln?

Wenn Sie sich mit Easybell Speak Up in Verbindung setzen, werden Ihre persönlichen Daten erfasst, sofern Sie diese angeben möchten, sowie alle anderen relevanten Informationen über andere Personen, die an dem Verhalten beteiligt sind.

Wie wird Easybell Speak Up persönliche Daten verwenden oder weitergeben?

Easybell Speak Up wird personenbezogene Daten nur im Rahmen der Bereitstellung dieses Dienstes für Sie und Easybell verwenden und weitergeben. Easybell Speak Up wird die gesammelten Informationen an Easybell weitergeben, damit diese auf Ihre Meldung reagieren können, wenn dies gesetzlich oder behördlich vorgeschrieben ist.

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1. Einleitung und Zweck

2. Anwendungsbereich

3. Meldung

4. Anonymität

5. Rückmeldung

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